Sous l’autorité du Directeur, le coordonnateur administratif du Grand Site prend en charge les missions suivantes :
Coordination de l’activité commerciale du Musée de préhistoire (30 000 visiteurs en 2024) et de la Maison du Grand Site (40 000 visiteurs en 2024) :
- Commandes pour les boutiques du musée et de la maison du Grand Site,
- Gestion et suivi des stocks des deux boutiques sur le logiciel Ingénie,
- Edition des tarifs et code-barres pour les produits vendus,
- Recherche de nouveaux fournisseurs,
- Travail avec les sites culturels sur la mutualisation et l’optimisation des achats des boutiques,
- Optimisation des recettes,
- Inventaire annuel des deux boutiques avec le régisseur du PRM Attractivité,
- Participation aux courses alimentaires pour le Café de la Roche,
- Suivi des statistiques (chiffre d’affaires, panier moyen, …) sur le logiciel Ingénie en lien avec la chargée de communication,
- Relations avec les usagers et les fournisseurs,
- Editions de factures pour les clients du GSF (écoles, collèges, lycées, groupes, associations, …).
Mandataire de caisse pour les 2 équipements du Grand Site :
En lien étroit avec le Pôle de ressources mutualisées de la DGA Attractivité (PRM Attractivité) :
- Tenue de la caisse (vérification et dégagement),
- Gestion du logiciel Ingénie (système de billetterie, de caisse et réservations en ligne), principalement sur la partie « boutiques »,
- Transfert des fonds à la banque.
Coordination de l’accueil dans les 2 équipements du Grand Site :
- Encadrement hiérarchique de la référente de la Maison du Grand Site et du personnel saisonnier affecté au Grand Site,
- Participation au recrutement des agents saisonniers,
- Préparation du planning des agents d’accueil (permanents et saisonniers),
- Prise de réservation des ateliers scolaires (3 000 scolaires /an),
- Accueil et/ou soutien logistique à l’occasion d’animations et d’évènements organisés par le Grand Site en soirée ou les week-ends (8 fois/an maxi),
- Participation à l’organisation des évènements (marchés nocturnes, concerts, spectacles),
- Coordination des projets et actions avec les associations et les écoles du territoire partenaires du Grand Site,
- Suivi des statistiques de fréquentation sur le logiciel Ingénie en lien avec la chargée de communication.
Gestion administrative :
- Gestion de l’accueil téléphonique,
- Gestion administrative du courrier et des rapports,
- Gestion des demandes d’engagement comptable et des lettres de commande avec le logiciel Grand Angle,
- Déclarations SACEM et SACD.
Ressources humaines :
- Référent congés pour le personnel du GSF,
- Déclarations GUSO pour les intermittents du spectacle.